Efficiënt

Zouden er mensen bestaan die het leuk vinden om te vergaderen? Hoewel de meeste mensen er niet op zitten te wachten, zitten we met zijn allen toch vaak ellenlange en nutteloze vergaderingen uit. Uiteraard kan dat efficiënter. Onderstaand enkele nieuwe inzichten.

I. Voorbereiding
Structureel een vergadering inplannen is zinloos. Vergader alleen als de situatie daar om vraagt en het dus een zekere meerwaarde biedt. Op zo’n moment is het ook belangrijk een duidelijk doel van de vergadering op te stellen.
Het mooie van het werken met een doel is, dat je van hieruit terug kunt redeneren. Nodig bijvoorbeeld slechts de mensen uit die noodzakelijk een bijdrage dienen te hebben om het doel te bereiken. Hoe meer mensen aan een vergadering deelnemen, hoe minder efficiënt het proces zal verlopen.

II. Agenda
Wanneer een vergadering wordt gehouden kan ook van invloed zijn op de efficiëntie. Aan het begin van de week of van een dag zijn mensen fitter, maar aan de andere kant zijn mensen vaak aan het einde van de week of van een dag meer geneigd om snelle beslissingen te nemen en sneller bereidt het ergens mee eens te zijn. Gebruik dit in je voordeel!
Spreek een begin en eindtijd af en hou je hier ook aan! Wacht dus niet op laatkomers en ga niet door na de eindtijd. Misschien dat het voor een specifieke vergadering niet zo’n probleem is, maar het probleem ontstaat doordat mensen snel aan de ‘losse tijden’ gewend raken en zo makkelijker te laat komen of lang van stof blijven.

Een agenda dient er niet zozeer voor dat iedereen weet wat er precies wanneer komen gaat. De meeste lezen het amper, dus verdoe daar niet te veel tijd aan. Dit verschilt natuurlijk per situatie, maar een agenda is vooral ook om voor jezelf op een rijtje te hebben wat belangrijk is en hoeveel tijd er maximaal is per punt. Zorg voor een logische volgorde en probeer de belangrijkste punten in het begin te plannen. Soms wordt er geadviseerd zoveel mogelijk informatie van te voren aan alle deelnemers toe te sturen. Hier ben ik niet direct een voorstander van; wees realistisch over je doelgroep (hoe groot is de kans dat ze alles aandachtig doorlezen?). Als je slechts de belangrijkste betrokkenen hebt uitgenodigd, zullen zij allen reeds op de hoogte zijn.

III. Notulen
Een vergadering heeft vooral een symbolische functie [1]. Zo is het ook met ‘belangrijke’ aspecten als de notulen. Vaak lezen vele mensen ze niet en wordt er dus veel energie gestoken in iets waar niks mee wordt gedaan. Helaas is het soms toch belangrijk of zelfs verplicht dat het wordt bijgehouden, juist om de symbolische waarde. Zo kan er later naar een genomen beslissing worden verwezen als omschreven in de notulen.
Dit laatste punt kan de notulist overigens onverwacht veel macht geven. Doordat hij de besluiten in zijn verwoording kan weergeven, kan het nog net iets anders (of ambigu) worden weergegeven. Uiteraard kan niet zomaar alles worden opgeschreven omdat men het met de notulen oneens mag zijn. Maar aan de andere kant: niemand leest ze, dus waar maken we ons druk om?

Een nieuwe manier van notuleren kan worden gevonden in gedeelde notulen zoals bijvoorbeeld met Google Docs. Iedereen kan real-time in de notulen zijn of haar punten bijhouden en verkeerde interpretaties van anderen aanpassen. Deze aanpassingen worden direct bij iedereen zichtbaar; zodoende hoeven de notulen ook niet meer naderhand uitgewerkt te worden.

IV. Voorzitter
Verreweg de belangrijkste tip die ik kan geven is het belang van een goede voorzitter. Met de voorzitter staat of valt de effectiviteit van een vergadering. Voor veel mensen die een vergadering moeten voorzitten geldt dat zij de juiste kwaliteiten missen. Helaas zijn die kwaliteiten niet zomaar bij te leren. Toch zal ik proberen hieronder een lijstje te geven met de belangrijkste aandachtspunten.

1. Het aller belangrijkste: een voorzitter is NEUTRAAL. Vaak heeft een voorzitter ook belang bij een beslissing, en dus ook een mening. Natuurlijk is dit mogelijk. Maar een voorzitter is pas een goede voorzitter, als hij zijn eigen mening kan zien als één van de meningen van de deelnemers en er rationeel over kan beslissen. Een voorzitter die bij en beslissing van de groep die uiteindelijk ongunstig voor hem uitkomt zich werkelijke teleurgesteld (of agressief) voelt, handelt uit eigen belang. En dan kan hij beter zijn functie neerleggen.
2. Een goede opening van een vergadering kan echt wonderen doen. Een voorzitter geeft aan waarom men bij elkaar is gekomen en formuleert een helder doel waar iedereen zich in kan vinden. Zo ontstaat een soort broederschap waar in heftige discussies aan geappelleerd kan worden. Verder geeft hij aan dat men met zijn allen verantwoordelijk is voor een geslaagde vergadering. Ook is het handig om aan te geven dat er een tijdslimiet is, en er soms dus mensen afgebroken zullen moeten worden.
3. Een voorzitter leidt ieder punt kort en helder in en geeft waar mogelijk de verschillende standpunten weer. Daarna kunnen mensen het woord krijgen. Een voorzitter luistert vooral veel (is zelf nauwelijks aan het woord), durft lange verhalen af te kappen en probeert standpunten kort samen te vatten. Aan de hand van standpunten kan er gestemd en besloten worden.
4. Als voorzitter is het belangrijk om sterk in de schoenen te staan. Als mensen geneigd zijn door hem heen te praten moet hij hen direct afkappen. Van deze positie moet echter geen misbruik gemaakt worden om zodoende de eigen standpunt een keer extra te benadrukken; in de voorzittersfunctie moet men neutraal zijn.
5. Een voorzitter voorkomt dat er op de man wordt gespeeld. In zulke gevallen is het belangrijk om direct in te grijpen en dergelijke argumenten van de tafel te spelen. Met zulke ‘argumenten’ wordt niks bereikt.
6. In sommige gevallen kan het handig zijn om deelnemers via de voorzitter te laten praten. Deze vorm van indirect speech is vooral bekend in Kamerdebatten. Geen slecht idee!

V. Sociaal
Ja, vaak proberen de deelnemers van een vergadering er het beste van te maken en wordt het een sociale bedoening. Toch is het beter om het sociale aspect wat in te perken. Het doel is om met zijn allen tot goede beslissingen te komen en daar is enige concentratie voor nodig. Mobiel en mail zijn dus bij voorkeur ook uit. Zorg wel dat de deelnemers elkaar al kennen, dat scheelt lange introductie praatjes.

Een steeds vaker gehoorde tip is om staand te vergaderen. En waarom ook niet? Ik heb er weinig ervaring mee maar zou het graag een keer proberen.

VI. Bullshitbingo
Er wordt vaak ontzettend veel irrelevant geleuterd door mensen die zichzelf veel te belangrijk vinden. Een laatste tip die niks met efficiëntie te maken heeft maar wel een mooie uitweg biedt om saaie vergaderingen door te komen, is Bullshitbingo (klik voor uitleg).

Voor het schrijven van dit artikel ben ik onder andere te rade gegaan bij de hoogste hits bij Google: Vergaderen doe je zo, Simply Organized, Secretaressenet en Netto.be. Verder lees ik altijd al veel over debatteren (zie: Nederlands Debat Instituut) en managen (zie: Businesscompleet.nl) en heb ik zelf vele vergaderingen bijgewoond binnen vele verschillende (soorten) instanties. Ook heb ik zelf maandenlang voorzittersfuncties tot mij genomen binnen een stichting voor huisvesting; hieronder viel onder andere het leiden van vergaderingen met rond de 20 deelnemers.

[1] L.G. Bolman en T.E. Deal, Reframing Organizations