Efficiënt vergaderen is niet makkelijk (6 tips)

Share Button

Zouden er mensen bestaan die het leuk vinden om te vergaderen? Hoewel de meeste mensen er niet op zitten te wachten, zitten we met zijn allen toch vaak ellenlange en nutteloze vergaderingen uit. Uiteraard kan dat efficiënter. Onderstaand enkele nieuwe inzichten.

Hoe minder mensen, hoe efficiënter

I. Voorbereiding
Structureel een vergadering inplannen is zinloos. Vergader alleen als de situatie daar om vraagt en het dus een zekere meerwaarde biedt. Op zo’n moment is het ook belangrijk een duidelijk doel van de vergadering op te stellen.
Het mooie van het werken met een doel is, dat je van hieruit terug kunt redeneren. Nodig bijvoorbeeld slechts de mensen uit die noodzakelijk een bijdrage dienen te hebben om het doel te bereiken. Hoe meer mensen aan een vergadering deelnemen, hoe minder efficiënt het proces zal verlopen.

II. Agenda
Wanneer een vergadering wordt gehouden kan ook van invloed zijn op de efficiëntie. Aan het begin van de week of van een dag zijn mensen fitter, maar aan de andere kant zijn mensen vaak aan het einde van de week of van een dag meer geneigd om snelle beslissingen te nemen en sneller bereidt het ergens mee eens te zijn. Gebruik dit in je voordeel!
Spreek een begin en eindtijd af en hou je hier ook aan! Wacht dus niet op laatkomers en ga niet door na de eindtijd. Misschien dat het voor een specifieke vergadering niet zo’n probleem is, maar het probleem ontstaat doordat mensen snel aan de ‘losse tijden’ gewend raken en zo makkelijker te laat komen of lang van stof blijven.

Een agenda dient er niet zozeer voor dat iedereen weet wat er precies wanneer komen gaat. De meeste lezen het amper, dus verdoe daar niet te veel tijd aan. Dit verschilt natuurlijk per situatie, maar een agenda is vooral ook om voor jezelf op een rijtje te hebben wat belangrijk is en hoeveel tijd er maximaal is per punt. Zorg voor een logische volgorde en probeer de belangrijkste punten in het begin te plannen. Soms wordt er geadviseerd zoveel mogelijk informatie van te voren aan alle deelnemers toe te sturen. Hier ben ik niet direct een voorstander van; wees realistisch over je doelgroep (hoe groot is de kans dat ze alles aandachtig doorlezen?). Als je slechts de belangrijkste betrokkenen hebt uitgenodigd, zullen zij allen reeds op de hoogte zijn.

III. Notulen
Een vergadering heeft vooral een symbolische functie [1]. Zo is het ook met ‘belangrijke’ aspecten als de notulen. Vaak lezen vele mensen ze niet en wordt er dus veel energie gestoken in iets waar niks mee wordt gedaan. Helaas is het soms toch belangrijk of zelfs verplicht dat het wordt bijgehouden, juist om de symbolische waarde. Zo kan er later naar een genomen beslissing worden verwezen als omschreven in de notulen.
Dit laatste punt kan de notulist overigens onverwacht veel macht geven. Doordat hij de besluiten in zijn verwoording kan weergeven, kan het nog net iets anders (of ambigu) worden weergegeven. Uiteraard kan niet zomaar alles worden opgeschreven omdat men het met de notulen oneens mag zijn. Maar aan de andere kant: niemand leest ze, dus waar maken we ons druk om?

Een nieuwe manier van notuleren kan worden gevonden in gedeelde notulen zoals bijvoorbeeld met Google Docs. Iedereen kan real-time in de notulen zijn of haar punten bijhouden en verkeerde interpretaties van anderen aanpassen. Deze aanpassingen worden direct bij iedereen zichtbaar; zodoende hoeven de notulen ook niet meer naderhand uitgewerkt te worden.

IV. Voorzitter
Verreweg de belangrijkste tip die ik kan geven is het belang van een goede voorzitter. Met de voorzitter staat of valt de effectiviteit van een vergadering. Voor veel mensen die een vergadering moeten voorzitten geldt dat zij de juiste kwaliteiten missen. Helaas zijn die kwaliteiten niet zomaar bij te leren. Toch zal ik proberen hieronder een lijstje te geven met de belangrijkste aandachtspunten.

  1. Het aller belangrijkste: een voorzitter is NEUTRAAL. Vaak heeft een voorzitter ook belang bij een beslissing, en dus ook een mening. Natuurlijk is dit mogelijk. Maar een voorzitter is pas een goede voorzitter, als hij zijn eigen mening kan zien als één van de meningen van de deelnemers en er rationeel over kan beslissen. Een voorzitter die bij en beslissing van de groep die uiteindelijk ongunstig voor hem uitkomt zich werkelijke teleurgesteld (of agressief) voelt, handelt uit eigen belang. En dan kan hij beter zijn functie neerleggen.
  2. Een goede opening van een vergadering kan echt wonderen doen. Een voorzitter geeft aan waarom men bij elkaar is gekomen en formuleert een helder doel waar iedereen zich in kan vinden. Zo ontstaat een soort broederschap waar in heftige discussies aan geappelleerd kan worden. Verder geeft hij aan dat men met zijn allen verantwoordelijk is voor een geslaagde vergadering. Ook is het handig om aan te geven dat er een tijdslimiet is, en er soms dus mensen afgebroken zullen moeten worden.
  3. Een voorzitter leidt ieder punt kort en helder in en geeft waar mogelijk de verschillende standpunten weer. Daarna kunnen mensen het woord krijgen. Een voorzitter luistert vooral veel (is zelf nauwelijks aan het woord), durft lange verhalen af te kappen en probeert standpunten kort samen te vatten. Aan de hand van standpunten kan er gestemd en besloten worden.
  4. Als voorzitter is het belangrijk om sterk in de schoenen te staan. Als mensen geneigd zijn door hem heen te praten moet hij hen direct afkappen. Van deze positie moet echter geen misbruik gemaakt worden om zodoende de eigen standpunt een keer extra te benadrukken; in de voorzittersfunctie moet men neutraal zijn.
  5. Een voorzitter voorkomt dat er op de man wordt gespeeld. In zulke gevallen is het belangrijk om direct in te grijpen en dergelijke argumenten van de tafel te spelen. Met zulke ‘argumenten’ wordt niks bereikt.
  6. In sommige gevallen kan het handig zijn om deelnemers via de voorzitter te laten praten. Deze vorm van indirect speech is vooral bekend in Kamerdebatten. Geen slecht idee!

V. Sociaal
Ja, vaak proberen de deelnemers van een vergadering er het beste van te maken en wordt het een sociale bedoening. Toch is het beter om het sociale aspect wat in te perken. Het doel is om met zijn allen tot goede beslissingen te komen en daar is enige concentratie voor nodig. Mobiel en mail zijn dus bij voorkeur ook uit. Zorg wel dat de deelnemers elkaar al kennen, dat scheelt lange introductie praatjes.

Een steeds vaker gehoorde tip is om staand te vergaderen. En waarom ook niet? Ik heb er weinig ervaring mee maar zou het graag een keer proberen.

VI. Bullshitbingo
Er wordt vaak ontzettend veel irrelevant geleuterd door mensen die zichzelf veel te belangrijk vinden. Een laatste tip die niks met efficiëntie te maken heeft maar wel een mooie uitweg biedt om saaie vergaderingen door te komen, is Bullshitbingo (klik voor uitleg).

Voor het schrijven van dit artikel ben ik onder andere te rade gegaan bij de hoogste hits bij Google: Vergaderen doe je zo, Simply Organized, Secretaressenet en Netto.be. Verder lees ik altijd al veel over debatteren (zie: Nederlands Debat Instituut) en managen (zie: Businesscompleet.nl) en heb ik zelf vele vergaderingen bijgewoond binnen vele verschillende (soorten) instanties. Ook heb ik zelf maandenlang voorzittersfuncties tot mij genomen binnen een stichting voor huisvesting; hieronder viel onder andere het leiden van vergaderingen met rond de 20 deelnemers.

[1] L.G. Bolman en T.E. Deal, Reframing Organizations

Share Button

Niek

Houdt zijn eigen blog bij op DenkOpener. Aanwezig op sociale media, zie: LinkedIn, Twitter, Facebook.

Dit vind je misschien ook interessant:

2 reacties

  1. Niek schreef:

    Wat mij opvalt bij het lezen van al die websites met tips, is dat zo krampachtig vast wordt gehouden aan het belang van een agenda en de notulen. Het kan natuurlijk enorm per situatie verschillen, maar volgens mij is het belang van beide vooral voor de voorzitter of manager, nauwelijks voor de deelnemers. Echt, wie leest die dingen nog aandachtig?

  2. Julie schreef:

    Niek, in onze opleiding (met Modulewerkboek Didactiek) hebben wij het als volgt geleerd:
    I. Voorbereiding van een bespreking: bij elk inhoudelijk vergaderpunt na gaan:
    – of er voldoende informatie aanwezig is om een besluit te nemen;
    – welke aspecten er aan een onderwerp zitten;
    – waarmee moet worden begonnen;
    – welke vragen in ieder geval moeten worden gesteld;
    – wat denkbare reacties zijn van de deelnemers;
    – waar conflictstof zit en hoe je daarop kunt anticiperen;
    – wie in ieder geval gehoord moet worden;
    – wie er voor de vergadering moet worden uitgenodigd;
    – hoe het punt het beste aan de orde kan worden gesteld;
    – wat het uiteindelijke doel van de bespreking moet zijn;
    – hoe dat doel het beste bereikt kan worden.

    II en III: agenda en notulen. De problemen waar jij het over hebt Niek, horen bij “vergaderdiscipline”.

    IV: 1. De voorzitter brengt bijdragen aan de inhoud, en bijdragen aan het proces.
    2. De opening begint met het doel van de vergadering, en wat is relevant?
    3. Ieder vergaderpunt wordt als het goed is kort ingeleid. Die inleiding kan bestaan uit:
    – een precieze omschrijving van het onderwerp/probleem
    – de reden waarom het (nu) besproken wordt;
    – het belang ervan en het doel van de bespreking;
    – noodzakelijke voorinformatie en motiverende opmerkingen;
    – een voorstel voor de structurering van de discussie: welke vragen moeten worden gesteld en beantwoordt en in welke volgorde.
    Besluiten over de structuur en besluiten over de tijdsplanning zitten hier dus in verweven.
    4. In de vergadering geeft de voorzitter bijdragen aan de inhoud:
    * Informatie geven
    * Mening/wens/gevoel uiten
    * Informatie vragen
    * Naar mening/wens/gevoel vragen.
    En bijdragen aan het proces:
    * Structuur bieden
    * Om structuur vragen
    * Steunen, bekrachtigen, belonen
    * Voor een goede sfeer zorgen.

    V. “Op de man spelen” kan als volgt aangegaan:
    1. bij de twistzieke: blijf rustig, raak er niet in betrokken, gebruik de discussiemethode. Pas op dat hij niet teveel beslag op de groep legt.
    2. bij de positieve: een belangrijke hulp in de discussie. Laat zijn bijdrage meetellen! Gebruik zijn hulp.
    3. bij de allesweter: laat de groep maar eens zeggen wat ze van zijn theorieën vindt.
    4. bij de kletsmajoor: onderbreek hem tactvol. Beperk zijn spraaktijd.
    5. bij de verlegene: betrek hem, via zijn deskundigheid, in de bespreking. Vergroot zijn zelfvertrouwen.
    6. bij de negatieve: doe een beroep op zijn eerzucht. Maak gebruik van zijn kennis en ervaring en geef hem zo de erkenning waarom hij vraagt.
    7. bij de ongeïnteresseerde: vraag hem iets over zijn werk. Laat hij voorbeelden geven uit het werk waarvoor hij wèl belangstelling heeft.
    8. bij de wat arrogante: maak hem geen aanmerkingen. Vraag de mening van de groep en gebruik zo nodig de “ja maar” techniek.
    9. bij de schriftgeleerde: probeer de leider in de val te laten lopen. Geef zijn vragen door aan de groep.

    DE VERGADERDISCIPLINE.
    In veel organisaties wordt geklaagd over de gebrekkige vergaderdiscipline. Mensen lezen de stukken niet, verzinnen bijdragen tijdens de vergadering of moeten gaandeweg de discussie nog een standpunt vormen. Hinderlijk zijn ook de mensen die altijd te laat komen, slecht luisteren, tussendoor praten en verveeld en ongeïnteresseerd gedrag vertonen.
    Problemen betreffende de structuur:
    • Woordenbrij, of enkelen voeren het hoogste woord en monopoliseren de discussie:
    – richt het woord tot anderen en stel anderen rechtstreeks vragen.
    – vertel de dominanten dat je ook de anderen wilt horen en kap ze vriendelijk af als ze een ander onderbreken.
    – maak een samenvatting, verduidelijk de bedoeling.
    • Afdwalingen:
    – zorg voor een helder doel, stel daarbij passende vragen aan de orde, en laat deelnemers een vraag tegelijk beantwoorden en ga niet verder voor die vraag is afgehandeld.
    – voorzichtig afkappen of vragen naar de bedoeling.
    • Voorbarige opmerkingen:
    – samenvatten, met nadruk op concrete aspecten.
    • Misplaatste interrupties:
    – beurtwisseling in de hand houden.
    • Losse flodders:
    – vragen naar de bedoeling.
    Problemen betreffende de sfeer:
    • De discussie stokt:
    – open vragen stellen.
    – samenvatten.
    – confronteren.
    • Onderhuidse conflicten:
    – metacommunicatie uitlokken door zelfonthulling of reflectie.
    – pauze inlassen.
    – herformuleer stellige uitspraken tot vragen, verwijten tot verzoeken en bezwaren tot wensen.
    – maak een grapje.
    • Niet serieus gedrag:
    – pauzeren of vergadering verdagen (als er sprake is van vergadermoeheid).
    – deelnemers proberen te motiveren.
    – formeler vergaderen.
    – metacommunicatie. (vermijd een verwijt, zeg welk gedrag je wenst)
    • Traag verloop/vergadering loopt uit/nog geen besluit:
    – stel “gesloten vragen”.
    – houdt de agenda beperkt, spreek een harde eindtijd af, maak een tijdsplanning en bewaak die.
    – vat regelmatig conclusies samen die een besluit kunnen zijn.

    Bij dit alles kan de voorzitter nog extra aandacht besteden aan de presentatie.
    Bedank en beloon ieder voor hun inspanningen. ☼

Geef een reactie

Advertisment ad adsense adlogger